Le téléphone
Des appels qui interrompent la consultation ou le secrétariat.
Présentation
CabIMed : d’un besoin du cabinet à une plateforme pour toute la pratique
Comment un outil manquant, le canal d’interaction avec les patients, est devenu une plateforme qui réunit les outils informatiques du cabinet. Cliquez sur chaque capture pour l’agrandir.
1 · Le point de départ
Les agendas médicaux gèrent les rendez-vous. Pas les demandes des patients.
Renouvellements, résultats, certificats, questions administratives : tout ce qui se passe entre deux consultations n’avait pas de place.
Les e-mails et SMS
Des messages à retrouver dans plusieurs boîtes, sans suivi.
Les menus des logiciels
Ordonnances et demandes réparties dans plusieurs écrans.
- Étape 1
Un formulaire
Un canal écrit pour les demandes, relié à un simple tableau. Il fonctionnait, mais sans suivi ni réponse.
- Étape 2
Interactions
Un vrai outil : demandes classées, suivies, avec une réponse écrite, reliées au dossier et à l’agenda.
- Étape 3
La plateforme
Tous les outils de la pratique, réunis et reliés, partagés avec d’autres praticiens.
Le canal patient
Interactions : toutes les demandes au même endroit
Renouvellements, résultats, questions administratives et liste d’attente arrivent dans une seule liste, classée et suivie.
- Filtres par type
- renouvellement, résultats, administratif, liste d’attente
- À traiter ou traitée
- un compteur montre ce qui reste à faire
- Urgent
- signalé en tête de liste
Le canal patient
Traiter une demande sans changer d’écran
Le médicament demandé, les coordonnées, les actions utiles et la réponse au patient sont réunis.
- Le médicament demandé
- reconnu dans la base officielle SAMv2
- Les actions utiles
- appeler, ouvrir la fiche, fixer un rendez-vous
- La réponse
- modèles par e-mail ou SMS, document joint
La simplicité doit concerner les deux côtés de l’écran : le patient qui écrit et le cabinet qui répond.
2 · De l’outil à la plateforme
Une plateforme, pas une juxtaposition de logiciels
Tout est relié : une demande ouvre la fiche, la fiche ouvre l’agenda, l’agenda ouvre la vidéo. Chaque cabinet reste séparé des autres, et chacun y a son rôle. Aucun outil ne décide à la place du médecin : leur but est de réduire le travail répétitif.
Avantage · un agenda complet
Un seul planning pour toutes les réservations
Une réservation en ligne et une réservation prise au téléphone rejoignent le même agenda.
- Rien à recopier
- le secrétariat travaille sur le même agenda
- Sur tous les écrans
- ordinateur, tablette et téléphone
- Au doigt
- déplacer un rendez-vous sur un écran tactile
Avantage · réservé en ligne, jour et nuit
La réservation en ligne
Le patient choisit son motif et voit les créneaux réellement libres de la semaine, calculés depuis votre agenda.
- Par motif
- la durée suit le type de consultation choisi
- Toujours à jour
- un créneau pris disparaît aussitôt
- Avec ou sans compte
- le compte permet de réserver plus vite et de suivre ses rendez-vous
Avantage · vos règles
Les motifs de consultation
Chaque motif a sa durée, sa couleur et ses conditions de réservation.
- Réservable ou non
- vous choisissez ce que le patient voit
- Préparés avec vous
- puis réutilisés à chaque réservation
- Par lieu
- cabinet, visite ou vidéo
Avantage · moins de créneaux perdus
La liste d’attente
Un créneau qui se libère est proposé aux patients qui souhaitent un rendez-vous plus tôt.
- Le patient s’inscrit
- depuis son espace ou par le cabinet
- Un créneau se libère
- il est proposé aux patients en attente
- Vous gardez la main
- sur qui est prévenu
Avantage · tout retrouver vite
La fiche patient
Coordonnées, rendez-vous, demandes et documents d’un patient, au même endroit.
- Identité vérifiée
- coordonnées et NISS
- Historique
- rendez-vous et demandes de ce patient
- Documents
- résultats transmis ou reçus
Avantage · des résultats compris
Le module de résultats
Les résultats reçus au cabinet sont relayés dans l’espace du patient, avec votre mot à côté des valeurs.
- Votre réponse d’abord
- quelques mots écrits par vous, avant les chiffres
- Les valeurs hors norme en tête
- avec l’antériorité de chaque analyse
- Une question ?
- le patient la pose depuis le résultat, elle arrive dans Interactions
Avantage · moins de frappe
Le Scribe : de la dictée à la note SOAP
Vous dictez, une note structurée vous est proposée, vous la relisez et la validez.
- Pendant ou après
- la consultation
- Une proposition
- en format SOAP, à corriger librement
- Rien sans vous
- aucune note n’est enregistrée sans validation
Avantage · consulter autrement
La vidéo-consultation
Lancée depuis le rendez-vous, avec une salle d’attente, sans installation pour le patient.
- En un clic
- depuis le rendez-vous
- Salle d’attente
- vous voyez qui est arrivé
- Rien à installer
- pour le patient
Avantage · se comprendre
L’interprète
Une conversation entre deux langues, à la voix ou au clavier, pendant la consultation.
- Deux langues
- une conversation traduite
- Voix ou clavier
- selon la situation
- Sans quitter CabIMed
- pendant la consultation
Avantage · un suivi fiable
La prévention
Les échéances des patients, comme les vaccins et les dépistages, suivies au même endroit.
- Par patient
- et pour l’ensemble du cabinet
- Côté patient
- ses échéances dans son espace
- Sans post-it
- le suivi ne dépend plus de la mémoire
Avantage · des repères
La facturation et les statistiques
Les honoraires et les encaissements suivis, avec des repères sur l’activité du cabinet.
- Honoraires
- liés aux rendez-vous
- Encaissements
- suivis au même endroit
- Statistiques
- pour organiser les plages horaires
Avantage · des absences bien annoncées
Les congés
Un congé encodé une fois ferme l’agenda en ligne et s’affiche sur toutes les pages du site, avec les confrères qui prennent le relais.
- Le site le dit
- dates, retour du cabinet, urgences et médecin de garde
- Les remplaçants
- adresse, téléphone et lien de réservation
- Vos horaires restent
- rien à recréer au retour, réponse automatique aux e-mails possible
Cabinet Pro : le dossier médical, relié à la plateforme
Le dossier médical reste sur l’ordinateur du cabinet. Relié à CabIMed, il reçoit les demandes et renvoie au patient ce que vous décidez de partager.
L’ordonnance en un clic
Une demande de renouvellement arrive : le brouillon est préparé, vous vérifiez, un clic crée l’ordonnance électronique Recip-e.
Les résultats reçus et triés
eHealthBox et laboratoires relevés automatiquement, classés, avec une liste « à relire », puis relayés dans l’espace du patient.
La consultation
Note SOAP dictée, synthèse et prévention, création de la fiche depuis la carte d’identité électronique.
Les services eHealth en direct
Recip-e, eHealthBox, hub, SUMEHR, consentement et lien thérapeutique, sans logiciel intermédiaire.
3 · Entre confrères
Travailler ensemble, se remplacer, se relayer
Chaque praticien garde son cabinet, ses patients et ses règles. Entre confrères liés, chacun choisit ce qu’il partage : la discussion, l’agenda, les rendez-vous, et le relais quand l’agenda est plein ou pendant une absence.
Avantage · vous choisissez ce que vous partagez
Le lien entre confrères
Pour chaque confrère, cinq réglages simples, dans votre sens. Ce qu’il vous autorise s’affiche à part, sans mélange.
- Chat et agenda
- écrire, appeler, voir l’agenda en lecture seule, jamais vos notes
- Rendez-vous chez moi
- il réserve pour ses patients dans vos créneaux libres
- Le relais
- vous proposer à ses patients, ou le proposer aux vôtres
Avantage · échanger vite
La discussion entre praticiens
Conversations directes et groupes : la garde du week-end, le kiné, la pédiatre, l’infirmière à domicile, au même endroit.
- Groupes
- par exemple la garde de week-end, avec ses membres
- Réactions, pièces jointes, messages vocaux
- et appels audio ou vidéo
- Entre professionnels
- au lieu d’une application grand public
Avantage · se remplacer sans friction
L’agenda partagé et les remplacements
Un confrère ouvre son agenda : vous le consultez et, s’il l’autorise, vous y réservez pour vos patients.
- Lecture ou écriture
- l’accès en écriture se demande et s’accorde séparément
- Le remplaçant
- voit votre agenda et vos demandes de patients le temps du remplacement
- Retirable à tout moment
- le partage s’arrête dès que vous le retirez
Avantage · plus de patient sans solution
Plus de place ? Un confrère prend le relais
Quand votre journée est complète, votre patient voit d’abord vos prochains créneaux, puis les places du jour d’un confrère qui l’accepte.
- Vos créneaux d’abord
- le confrère n’apparaît qu’ensuite
- Places vérifiées aujourd’hui
- avec les motifs et règles du confrère
- Choix explicite
- le patient réserve en sachant chez qui il va
Avantage · un suivi entre soignants
Les demandes entre confrères
Une demande au sujet d’un patient part dans les Interactions du confrère, et sa réponse revient chez vous.
- Un état clair
- envoyée, en cours ou traitée
- Les documents reviennent
- compte rendu ou bilan joint à la réponse
- Kinésithérapie
- prescription proposée par le kiné, validée par le médecin
Avantage · un outil qui évolue
La communauté des praticiens
Groupes, propositions d’amélioration et formations : les retours des praticiens orientent les prochaines fonctions.
- Groupes
- de discussion entre confrères
- Idées
- proposées et suivies
- Formations
- et webinaires accrédités
4 · Les deux espaces
Ce à quoi chacun a accès aujourd’hui
L’espace praticien
- Agenda
- Interactions
- Mails du cabinet
- Fiches patients
- Scribe
- Vidéo-consultation
- Interprète
- Prévention
- Résultats
- Facturation et statistiques
- Congés et remplaçants
- Site du cabinet et annuaire
- Confrères : chat, partages, relais
- Cabinet Pro relié
- Équipe et réglages
L’espace patient
- Mes rendez-vous et la réservation en ligne
- Mes échanges avec le cabinet
- Mes ordonnances
- Mes résultats
- Mon dossier
- Mes échéances de prévention
- Mes praticiens et leurs actualités
- La liste d’attente
- L’annuaire
Sur ordinateur ou en application sur le téléphone. Le patient ne voit que ce que son cabinet a choisi d’ouvrir.
5 · Ce que cela apporte
Au quotidien, ce que cela change
Moins d’interruptions
Les demandes arrivent par écrit et se traitent au bon moment.
Rien ne se perd
Chaque demande a un état : à traiter ou traitée.
Moins de doubles saisies
Réservation, demandes, fiche et agenda sont reliés.
Moins de frappe
Le Scribe propose la note, vous la validez.
Jamais seul
Un confrère relaie vos patients quand l’agenda est plein ou pendant vos congés.
Des outils sur mesure, inclus dans l’accès praticien
- Agenda complet
- Site web du cabinet
- Fiche dans l’annuaire
- Scribe
- Interactions et espace patient
- Vidéo-consultation
- Interprète
- Prévention
- Résultats
- Facturation
- Mails du cabinet
- Espace confrères
- Relais entre confrères
- Formations
Les conditions, en toute transparence
Gratuit
L’agenda, le site et les outils du cabinet, dans les conditions actuelles du projet.
SMS facultatifs
Un service séparé et payant, sur devis personnalisé.
Sans publicité
Ni revente de données. Le projet se construit avec les retours des praticiens.
Comment démarrer
- 1
Demande d’accès
Sur cabimed.be, en quelques minutes.
- 2
Validation
La demande est examinée, puis un e-mail d’activation est envoyé.
- 3
Configuration
Motifs, durées et plages, préparés avec vous puis vérifiés.
- 4
Mise en route
Seul ou accompagné, avec une reprise possible de vos données.
Le secret médical au centre
Cloisonné par praticien
Les données d’un cabinet ne sont jamais mélangées à celles d’un autre.
Des droits par rôle
Le secrétariat ne voit que ce dont il a besoin.
Double authentification
Disponible pour qui le souhaite, avec codes de secours.
Sauvegardes quotidiennes
Chiffrées et copiées hors du serveur principal.
Essayer par vous-même
Le cabinet fictif de démonstration : agenda, demandes, confrères, partages. Aucun e-mail ni SMS réel n’est envoyé.